“Hi Donny, jadikan Marketing Conference kita menjadi sangat hebat dan bermakna. Saya sudah memesan hotel yang sangat bagus dan strategis untuk acara kita. Kamu harus mensurveynya dan mendesain acara kita sesuai fasilitas dari hotel yang saya pesan”.
Itulah ucapan singkat dari CEO seminggu sebelum aku melakukan survey ke Solo. Kalimat yang menyimpan harapan dan tentu menjadi beban tersendiri bagiku sebagai Ketua Pelaksana Marketing Conference.
Yang kutahu, hotel ini terletak di daerah Laweyan dan tepat berseberangan dengan Stasiun Purwosari yang merupakan stasiun kereta api tertua kedua di Solo. Dan survey hari pertamaku, memasukkan agenda mengunjungi hotel ini dalam itinerary.
Masih pagi….Waktu menunjukkan pukul 08:38 WIB dan aku sudah menggenggam beberapa informasi memadai tentang penyewaan Kereta Wisata Jaladara untuk keperluan Marketing Conference nanti. Kini aku sudah berada di depan halaman Dinas Perhubungan Kota Solo untuk menunggu jemputan taksi online.
Tak lama taksi itu pun datang dan aku bergegas naik. Rahadian duduk di jok belakang sisi kanan dan aku mengobrol dengan pengemudi di jok depan. Rahadian terus berusaha menghubungi divisi marketing dari hotel yang kita tuju. Pak Bekti namanya. Sepertinya Rahadian sedikit kesal karena tak kunjung berhasil menghubunginya.
“Sudahlah, kita tanyakan saja nanti di tempat”, gumamku ringan.
“Baik Pak”, jawabnya singkat lalu tatapannya menghambur ke luar jendela taksi untuk menikmati atmosfer Kota Solo.
Taksi online bergerak ke arah barat daya, sekitar tiga kilometer. Dan dalam 15 menit tiba di depan lobby hotel. Swiss-Belinn Saripetojo Solo , nama hotel itu. Terletak di sisi selatan jalan protokol, yaitu Jalan Slamet Riyadi, tepat di seberang Tugu Tabanas Purwosari.
CEO kami memang baik hati. Ia memesan hotel bintang tiga yang terintegrasi dengan pusat perbelanjaan kota, yaitu Robinson Department Store. Namun siapa sangka hotel ini merupakan bekas bangunan pabrik es dari zaman penjajahan Belanda pada tahun 1919.
Begitu turun dari taksi online, kami langsung menuju meja resepsionis dan menanyakan dimana Pak Bekti yang bertugas di bagian pemasaran. Ternyata dia sedang rapat dan kami harus menunggu hingga lima belas menit.
Beberapa lama menunggu, Pak Bekti datang dan sesaat kemudian kami diajak berkeliling ke semua ruangan yang akan ada kaitannya dengan acara Marketing Conference kami. Mulai dari ruang pertemuan kemudian berlanjut ke barelo (bar, restoran, lounge), kolam renang, pusat kebugaran serta spa dan ruang pijat, semua ditampilkan satu per satu.
Waktu survey terbesar, kami alokasikan untuk melihat Keraton Ballroom, karena lokasi inilah yang akan menjadi tempat utama berlangsungnya acara. Kami harus detail memperhatikan ballroom layout untuk mendesain bentuk acara terbaik yang bisa dilakukan.
Sedangkan fasilitas kedua yang menjadi tujuan kami adalah barelo. Tempat ini akan kami rencanakan menjadi lokasi gala dinner dengan suguhan grup band lokal, yaitu Artcoustic Band. Kami juga diizinkan melakukan food testing untuk menentukan menu terbaik yang akan kami pilih untuk disajikan saat acara nanti.
Hanya sayang, aku tak bisa melihat kamar hotel karena pagi itu kamar masih penuh oleh tamu. Akhirnya survey terakhir kami lakukan untuk melihat kolam renang, fitness centre serta ruangan spa and massage.
Kami fikir survey kali ini sudah cukup dan saatnya menuju ke tempat berikutnya.